Cinco trucos infalibles para viajar barato con tus amigos

Cuando nos ponemos a organizar un viaje en familia, o con tu pareja a un destino romántico, e incluso viajando solo, casi siempre estudiamos cuidadosamente cada concepto para optimizar el presupuesto. Sin embargo, en ocasiones, nos lanzamos a viajar sin medir el céntimo. Luego vendrán los dolores de cabeza al ver cuánto nos gastamos para irnos de viaje con un grupo de amigos, por ejemplo.

Pero no tiene que ser necesariamente así. Sobre todo porque cuando viajamos en grupo tenemos que aprovechar las ventajas de la economía de escala: viajar en un grupo grande disminuye el presupuesto individual.  Veamos aquí cinco trucos infalibles para viajar barato con tus amigos.

1.El tiempo puede jugar a tu favor

Si vamos a irnos de viaje con un grupo numeroso de amigos, digamos 10 personas por ejemplo, es absolutamente imprescindible que se organice todo con el mayor tiempo posible. Ten en cuenta que tanto hoteles como compañías aéreas, ponen su stock a la venta con muchos meses de antelación (en algunos casos con casi un año).

Si ya sabes que tu amigo del alma se va a casar en mayo del 2016, pues empieza ahora los preparativos de ese viaje de despedida de soltero y os saldrá menos a cada uno de los participantes. Si participas en un coro o en una banda de música y os proponéis participar de un concurso musical dentro de 5 meses, ya estáis tardando.

Tiempo también necesitarás para poneros todos de acuerdo y definir: ¿Cuándo? Dependerá de las vacaciones o fechas libres de cada integrante del grupo, o del evento en sí (una celebración especial, un encuentro deportivo, etc.) ¿Dónde? Esto puede estar marcado por la actividad que haremos (asistir a un concierto determinado, a la Fiesta de la Cerveza de Múnich…)  También puede ser a un “destino a elegir”, o incluso buscar un destino barato aplicando consejos económicos, y ten por seguro que esto sólo llevará más de una charla entre todos los miembros. Y finalmente: ¿Cuánto? Establecer un presupuesto personal, buscar propuestas comerciales y comparar presupuestos para tomar una decisión.

Por lo tanto… comienza a organizar este viaje en grupo con tiempo.

2. Negocia tarifas de transporte de grupo

vuelos baratos

Seguramente en más de una oportunidad habrás luchado contra el tiempo para que no te arrebataran esa última plaza a la tarifa más baja en un vuelo. Y luego tramitar toda tu reserva, cada paso, el pago, etc. Imagínate intentar conseguir la mejor tarifa en un determinado vuelo para un grupo de 10 o 20 personas. ¡Socorro!

Pues no. Mira por dónde, gestionar un grupo es bastante más sencillo de lo que parece.. y conveniente. Todas las compañías aéreas tienen un departamento especial para la atención de grupos, que suelen tratar con las agencias de viajes y gestionan a diario reservas grupales. Pero también atienden los pedidos especiales directos de grupos que viajan juntos.

Deben darse unas ciertas condiciones: un número mínimo de pasajeros (por lo general oscila entre 10 y 15), que efectivamente viajen juntos en el mismo vuelo de ida y vuelta, y que la compra de todos los integrantes del grupo se haga a la vez y con una única forma de pago (por ejemplo, una tarjeta de crédito), de manera que todos estarán dentro de la misma reserva con un único código localizador.

Por otro lado, las reservas grupales tienen un régimen especial de pago: permiten hacer una reserva con un cierto porcentaje (un 30% por ejemplo) al hacer el bloqueo de los lugares, y luego el resto más adelante en una fecha que determine la empresa (un mes antes de la salida, por ejemplo).

Además de la gestión simplificada, la reserva de grupo tiene un beneficio económico directo. Veamos un ejemplo: si viajáis en un grupo mínimo de 10 personas, Vueling os reservará la tarifa Basic (la más económica) para todos (ellos se encargan de conseguir las plazas, por supuesto), y además, os incluirá una maleta de hasta 23 kilos y os seleccionará asientos juntos a todos sin pagar un euro más. O sea, que os ahorraréis el coste adicional de despachar equipaje y de reservar asiento: un mínimo de 20 euros por persona y trayecto, más o menos.

Como sucede con las compañías aéreas, también sucede con las empresa de transporte terrestre, con ferries, etc. En cada caso habrá condiciones a cumplir (mínimo de participantes, por ejemplo) pero cuando tengáis el itinerario deseado, no dejéis de intentarlo con las empresas que os puedan trasladar.

3.Alquila coche… o algo más

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Si el viaje deseado puede realizarse por carretera, plantéate hacerlo en un coche alquilado… o algo más grande. En lugar de salir en caravana de 4 o 5 coches camino a Bilbao, Benidorm o Perpignan, averigua cuánto sale el alquiler de un coche grande o un minibus, incluso podéis plantearos compartir las plazas que sobren.

Al comparar todos los costes, en ocasiones (no digo siempre), puede salir proporcionalmente más económico para cada participante. Aquí deberéis tener en cuenta los permisos de conducir necesarios para cada tipo de vehículo y también el espacio que necesitéis para el equipaje (¡Me quedé pensando en el caso de la banda que va con sus instrumentos al concurso musical!)

Ten en cuenta que hay coches de muchas plazas muy confortables que pueden solucionarte un problema. Aquí tenéis un ejemplo de 9 plazas a tarifas comparables con coches grandes de 5 plazas. Especialmente útil si vais con la peña siguiendo a tu equipo de fútbol, o a una gran reunión familiar en la otra punta de España y debes hacerte cargo de llevar a esas tías del pueblo, además de tu cónyuge, niños y suegra.

4.Dormir… ¿Todos juntos?

Para ahorrar en el alojamiento de un grupo grande, no es necesario que optéis por bajar la categoría del hotel, o por amontonarse todos en un apartamento pequeñito. Aquí también podemos echar mano de la “economía de escala” para nuestro beneficio.

Hay diversos recursos para conseguir alojamiento grupal a buen precio. Antiguamente sólo los grandes operadores de turismo o las agencias de viajes tenían la posibilidad de contratar un gran numero de plazas hoteleras y conseguir por ello muy bajas tarifas individuales. Hoy en día, esta ventaja se hace extensiva a los viajeros particulares que lo hagan en grupo.

Hay portales especializados en hacer la tarea que antes hacían sólo los operadores y gestionar muy buenos descuentos en hoteles, que luego podemos aprovechar para nuestro grupo. Uno de esos portales es Grouping Hotels.

Como si fuera un simple portal de reservas hoteleras, planteas tu búsqueda por ciudad y fecha y la cantidad de plazas o habitaciones que necesitas. Verás que encontrarás muy buenas oportunidad con hasta un 40% de descuento en algunos casos. Evita los puentes y fechas de alta temporada y podréis beneficiaros al máximo de esta forma de conseguir alojamiento barato para un grupo.

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También podríais intentar con las reservas de “última hora”, aunque es un riesgo dejar hasta último momento el alojamiento de todo tu grupo, más sabiendo que en esos casos normalmente sólo hay unas pocas plazas disponibles a buen precio.

Siempre está la opción de consultar a alguno de los grandes operadores de turismo y pedir un presupuesto grupal. Las ventas grandes suelen tener un descuento fijo de promedio, en comparación con las ventas individuales. Este porcentaje puede pasarse al comprador para obtener un precio relativo más bajo para cada integrante del grupo.

5. Negocia directamente con el hotel

Hoy en día los hoteles han perdido una gran parte del control de sus reservas. En la actualidad los grandes operadores, los portales de reservas o los sistemas de cupones manejan una porción importante de su oferta, y no les gusta nada perder ingresos y pagar comisiones por una tarea que históricamente han hecho ellos: tratar directamente con el pasajero.

Pero cuando hablamos de alojar a un grupo, ya no hay trabas para que puedas negociar directamente con el hotel elegido. Fíjate que la mayoría ofrece hacer la reserva a través de su propia web (incluso te garantizan el precio más bajo, simplemente descontando la comisión del intermediario).

Si pides una reserva de 5, 8 o 10 habitaciones, en algunos casos puedes conseguir un mejor precio o servicios adicionales que de otra forma los tendrías que pagar. Veamos un ejemplo: los Casual Hoteles (de Valencia y otras ciudades españolas), además de darte un descuento por reservar directamente desde su web, al hacerlo te dan gratuitamente un pack que incluye una batería adicional para el móvil, un modem mifi para que tengas conexión gratuita tanto dentro del hotel como en cualquier punto de la ciudad, y hasta un palo-selfie para que inmortalices tu paso por allí. Y  si hablamos de varias habitaciones, yo les pediría el desayuno gratis. ¡Por pedir que no quede!

Aquí están mis cinco consejos para viajar barato con tus amigos, que puedes aplicar también en otro tipo de servicios: excursiones o restaurantes por ejemplo, pactando un tipo de prestación, una fecha fija y unas ciertas condiciones. A partir de aquí, y trabajando con tiempo, sólo es cuestión de negociar y llegar a un acuerdo entre las partes que convenga a todos.

fiscalidad-dummiesViajera curiosa, ex agente de viajes y blogger desde hace 10 años, compartiendo viajes y experiencias en Diario del Viajero y en mi blog personal El próximo viaje. Autora de la guía de viajes Aventuras en Familia. Puedes seguirme en Twitter (@elproximoviaje) o en Facebook/El próximo viaje

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