Cómo leer una nómina (y saber que está bien)

Muchos trabajadores se preguntan cómo leer una nómina y saber que está bien, tanto para asegurarse de que están recibiendo la cantidad correcta como para evitar alguna irregularidad fiscal. La nómina puede entenderse de dos maneras diferentes: la cantidad monetaria que recibimos en nuestra cuenta corriente mes a mes o el documento en el que se hace el cálculo de la cantidad a cobrar. Hoy vamos a revisar esta segunda acepción.

La nómina es un documento de carácter obligatorio que expide la empresa a cada trabajador y en el cuál aparecen reflejadas una serie de datos sobre la empresa, el tipo de trabajo realizado, el periodo trabajado… así como cantidades económicas varias. Vamos a ver qué es cada uno de esos puntos, y los apartados en los que se dividen todas las nóminas. Además, revisaremos cada punto con un ejemplo para ver cómo se calcula cada una de las partidas y qué es lo que se obtiene al final.

Datos de encabezado

encabezado de la nómina

La nómina es una factura. Y como factura hay unos puntos mínimos que deben aparecer relacionados con el tipo de trabajo o las cantidades económicas. Estos son los datos de la empresa: nombre legal de la empresa (no el comercial, sino el que aparece en el registro), domicilio social, código de identificación fiscal (CIF), código de cotización de la seguridad social, periodo de liquidación (el periodo por el que se abona la nómina), así como el centro de trabajo. Además, han de aparecer los datos del trabajador: nombre, número de documento nacional de identidad (DNI), código de cotización de la seguridad social del trabajador, categoría profesional o grupo profesional, fecha de antigüedad en la empresa y código del tipo de contrato.

Estos datos hacen referencia a la relación entre el empresario y el trabajador, y son los mínimos que deben aparecer en la nómina. No obstante, se pueden ampliar con especificaciones, como puede ser un segundo centro de trabajo, el convenio del cual depende el trabajador, la cuenta corriente tanto del pagador como del cobrador, etc. Sobre esta base, cualquier dato que el empresario o trabajador acuerden puede figurar en la nómina, siempre y cuando no afecte a que aparezcan los datos anteriormente mencionados o los que vienen a continuación.

Devengos

devengos de la nómina

El segundo punto de toda nómina que debe aparecer por ley es el de los devengos. Para todos aquellos que no somos contables, los devengos hacen referencia a los ingresos, es decir, aquello que recibe el empleado. En este apartado se introduce una división: devengos salariales o no salariales.

Los devengos salariales son las cantidades a entregar al trabajador como retribución a su trabajo, mientras que los devengos no salariales son aquellos bienes y servicios recibe de la empresa pero que no tributan como salario (como los tickets restaurante) y que nunca pueden superar el 30% de las percepciones salariales.

Cuando miramos nuestras respectivas nóminas solemos darnos cuenta de una división de los devengos salariales en varias partidas diferentes:

  • a. Salario base. Este es el salario mínimo que marca nuestro convenio. Por ejemplo, para un convenio que especifique 20.000 euros brutos al año, nuestro salario base será de 1.428,57 euros en doce pagas, más dos pagas extra de 1.428,57 euros cada una.
  • b. Complementos salariales. Esta retribución se fija en función de circunstancias relativas a cada trabajador: responsabilidades, conocimientos, idiomas, trabajo desempeñado, resultados en el beneficio de la empresa, etc. En el ejemplo anterior, el trabajador es un experto en su campo y tiene un complemento salarial de 10.000 euros anuales. En este caso, 714,28 euros más en cada nómina si tenemos 14 pagas.
  • c. Horas extraordinarias. Esta partida corresponde a las horas desempeñadas por encima de nuestro horario laboral, tanto si son voluntarias como forzosas. Recordemos que las horas extras son de carácter voluntario siempre y cuando no aparezcan por convenio, o si se trata de fuerza mayor (por ejemplo, trasladar ficheros porque ha habido una inundación). En nuestro caso, el trabajador ha hecho 8 horas de no fuerza mayor y 2 de fuerza mayor, todas ellas remuneradas a 15 euros la hora, lo que hace un total de 150 euros.
  • d. Gratificaciones extraordinarias. En España tenemos dos pagas extras obligatorias: una de Navidad y otra que dependerá de nuestro convenio. Las doce pagas mensuales más las dos pagas extra hacen las catorce pagas, que por lo general solemos cobrar en 14 ingresos, pero también pueden estar prorrateadas en doce pagas (una cada mes). En el caso de nuestro ejemplo, 357,14 euros, el resultado de dividir las dos pagas extra (4.285,7 euros) en doce partes iguales. Hay que destacar que el prorrateo debe venir por convenio o bien ser un acuerdo entre el trabajador y el empresario.
  • e. Salario en especie. Aunque difícil de monetizar, es la remuneración que el trabajador recibe en bienes o servicios y que forma parte de su salario (es decir, tributa). Se trata de algo completamente optativo por parte del trabajador, quien no está obligado a recibir ese tipo de prestación por su trabajo a menos que aparezca reflejado en su convenio. Un ejemplo sencillo es el kilometraje por encima del que marca el convenio. Supongamos que el convenio marca un gasto por kilómetro de 0,19 euros. En el caso de que nos limitemos a ese importe, este gasto (adelantado por el trabajador) no será salario en especie, sino percepciones no salariales (las mencionaremos más adelante). Pero en el caso de que entre trabajador y empresario se pacten 0,30 euros por kilómetro, entonces 0,21 de esos euros por kilómetro serán considerados como salario en especie. Supongamos, para el ejemplo, que el trabajador ha realizado 300 kilómetros, que el convenio marca una retribución de 0,19 euros por kilómetro pero que se ha acordado por contrato 0,40 euros por kilómetro. En este caso el trabajador recibirá 57 euros en concepto de percepción no salarial (0,19×300) y 63 euros como pago en especie (0,21×300).

Los devengos no salariales también tienen una división:

  • f. Indemnizaciones o suplidos. Estos son gastos que el trabajador ha tenido que adelantar para la realización de un trabajo. Puede ser un gasto de transporte, de dietas, de material, etc. Supongamos que, además de los 57 euros de gasolina, el trabajador ha comido varias veces fuera de la oficina (lo que le ha ocasionado un gasto de 85 euros), sumando un total de 142 euros (57+85) que deben ser retribuidos por la empresa, pero que no tributan.
  • g. Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social. Este concepto hace referencia a prestaciones por traslados, suspensiones o despidos, así como gastos pagados por la empresa por incapacidad o desempleo temporal.

Los devengos no salariales son una partición de los devengos que se diferencia de los salariales en que no tienen deducciones de IRPF y que no cotizan a la Seguridad Social. En el apartado siguiente veremos cómo afecta esto al cálculo de la nómina.

Deducciones por IRPF

deducciones de la nómina

Si los devengos es la parte de la nómina que suma, las deducciones son aquellos puntos que restan. En esencia, es lo que tenemos que aportamos de IRPF y para la Seguridad Social. Para evitar decimales inesperados, estos conceptos no se realizan sobre la cantidad devengada total, sino de un redondeo de la misma.

De cara al IRPF, cada trabajador tendrá una cantidad diferente, aunque es aconsejable ser conscientes de lo que significa y cómo nos afecta. El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es aquella cantidad que va a parar a la Agencia Tributaria, y con la que luego habremos de realizar la Declaración de la Renta. Si el IRPF es muy bajo tenemos que contar con que la Declaración nos saldrá “a pagar” (tendremos que devolver parte del dinero cobrado) mientras que si el IRPF es muy alto, la Declaración nos saldrá “a devolver” (habremos adelantado dinero previamente que nos será devuelto). Para el ejemplo que nos acompaña supongamos que el IRPF en la nómina es del 15%. Un error muy común es tomar toda la cantidad devengada para el cálculo (2.854,99 euros), cuando hay que tomar los devengos salariales más las pagas extraordinarias prorrateadas (aunque en ese momento no se cobren).

Supongamos que vamos a cobrar la nómina de febrero y que nuestro salario base es de 20.000 euros junto con 10.000 euros más de complemento salarial. Si dividimos esos 30.000 euros entre 14 pagas obtenemos 2.142,85 euros. Pero tanto si ese es el devengo del mes de febrero como si no, tanto el IRPF como las deducciones a la Seguridad Social se calculan prorrateadas. Es decir, que habrá que dividir los 30.000 euros entre 12 (y no entre 14) y las nóminas de paga extra que recibamos no tendrán ni IRPF ni deducciones a la Seguridad Social (porque ya habrán sido prorrateadas a lo largo del año).

En el ejemplo, habrá que coger todo el devengo salarial (2.712,99 euros) para realizar el cálculo del 15% sobre él. En este caso, la cantidad total del IRPF será de 406,8 euros.

Deducciones a la Seguridad Social

Para el caso de la cantidad a aportar a la Seguridad Social el cálculo se realiza del siguiente modo:

  • h. Contingencias comunes. Se calcula como el 4,7% de los devengos salariales menos las horas extraordinarias (que computarán aparte). En nuestro caso, esta cantidad asciende a 2.562,99 euros, de los cuales el 4,7% suman un total de 120,46 euros.
  • i. Desempleo. Esta cantidad es diferente para los trabajadores con contrato general (1,55%), con contrato de duración determinada a tiempo completo (1,60%) o con contrato de duración determinada a tiempo parcial (1,60%). Tomemos en nuestro ejemplo un trabajador con contrato general. Este porcentaje, al igual que el anterior, se toma de los devengos salariales menos las horas extraordinarias, y en el ejemplo asciende a 39,72 euros.
  • j. Formación profesional. De nuevo sobre la misma cantidad mencionada anteriormente, será del 0,1%. En nuestro caso, 2,55 euros.
  • k. Horas extraordinarias por fuerza mayor. Recordemos que la persona del ejemplo realizó 2 horas por fuerza mayor a 15 euros la hora, sumando un total de 30 euros. A esto hay que restar como deducción el 2%, dando un total de 0,6 euros. Las horas extraordinarias por fuerza mayor tienen una retención baja por entenderse como no voluntarias.
  • l. Horas extraordinarias sin fuerza mayor. En este caso la deducción asciende al 4,7%. Hay que tener presente que estas horas son totalmente voluntarias y que son un añadido a las “contingencias comunes”. En el caso del ejemplo, en el que se hacían 8 horas extra a 15 euros la hora, tenemos una deducción total de 5,64 euros.

Las nóminas suelen tener, en ocasiones, los conceptos de “anticipos”, “valor de producto en especie” y “otras deducciones”, pero estas partidas suelen ser subdivisiones de los conceptos anteriormente mencionados (IRPF y deducciones a la Seguridad Social). En el caso de que las veamos como ítems independientes tendremos que cerciorarnos de que luego la suma está bien realizada y que no se ha contabilizado dos veces la misma partida.

El total de las deducciones será la suma de todas y cada una de las partidas que contiene. En este caso, los importes: h, i, j, k, l e IRPF. Para el ejemplo suman un total de 575,77 euros.

Un error típico es confundir las deducciones de la nómina con las deducciones de la declaración de la renta. La palabra “deducción” significa resta, pero en cada documento será una resta distinta, y ambos documentos no deben confundirse entre sí. La declaración de la renta es un documento posterior al cobro de las nóminas mediante el cual se ajustan valores como el IRPF.

Líquido a percibir

liquido a percibir de la nómina

Si los 30.000 euros del ejemplo conforman el llamado “sueldo bruto”, el líquido a percibir es el denominado “sueldo neto”, y es el que acabaremos viendo como ingreso en nuestra cuenta corriente. Esta cuenta es la más fácil de toda la nómina ya que se trata de una simple resta:

LIQUIDO TOTAL A PERCIBIR = TOTAL DEVENGADO – TOTAL DEDUCCIONES

Para el caso del ejemplo obtenemos un total de 2.279,22 euros.

Ahora que tienes las herramientas para ver si tu nómina está bien calculada, ¿sabes ya cómo leer tu nómina? ¿Tienes alguna duda en la que podamos ayudarte? ¿Hay partidas que no entiendes? ¿Ves diferencias entre lo calculado aquí y tu nómina?

Imagen | Foundry

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