El email se está quedando obsoleto: Seis servicios que están modificando la comunicación en las empresas

El correo electrónico supuso un cambio importante en la forma de comunicarnos dentro de las empresas y con los clientes. Las llamadas de teléfono fueron sustituidas por los mensajes escritos del email que impedían que las palabras se las llevara el viento. Sin embargo, con el tiempo, el correo electrónico también se ha quedado obsoleto.

Paralelamente, las empresas han cambiado en su organización, externalizando a trabajadores o colaboradores que se encuentran fuera del espacio físico de la empresa. Estar en contacto permanente supone un montón de correos electrónicos cuya gestión limita la productividad. En respuesta a las nuevas necesidades de las empresas, se han desarrollado diferentes sistemas para comunicarse dentro de las empresas sin necesidad de usar el correo electrónico.

El correo electrónico provoca pérdida de tiempo

Diferentes estudios destacan que se pierde mucho tiempo durante la jornada laboral por culpa del correo electrónico. En gran parte se debe a que no sabemos gestionarlo bien y estamos pendientes de la entrada de cualquier correo nuevo, lo que genera una gran tensión. Además, el correo electrónico se ha convertido en la herramienta “todo en uno”, al utilizarse para enviar documentos, convocar reuniones, debatir ideas, pedir opiniones o almacenar datos. Gestionar de forma eficiente todo este torrente informativo es realmente complicado.

Para solucionar este problema y conseguir una comunicación más fluida en las empresas existen sistemas alternativos que facilitan la comunicación interna y con los clientes, sin necesidad de tener abierto el correo electrónico. Entre los servicios más eficientes para la comunicación de las empresas destaca:

Nuevos servicios para mejorar la comunicación en las empresas

Slack

slack

Slack es quizás el servicio más completo, que tiene la ventaja de integrar todas las funcionalidades que se pueden necesitar en la comunicación entre los equipos, sin tener que utilizar otras herramientas. Permite crear grupos, conversaciones privadas, charlas, compartir archivos y hacerlo todo de forma personalizada y fácil.

Además, Slack integra 55 servicios como el almacenamiento en la nube con Dropbox o Google Drive, videoconferencias con Hangouts, automatizaciones con IFTTT o redes sociales como Twitter. Slack tiene versión web y también aplicación para móviles, con la posibilidad de acceder de forma gratuita, limitada a 10.000 mensajes, o a diferentes planes de pago.

Hipchat

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Hipchat es muy parecido a Slack en cuanto a que es una herramienta multiplataforma para la comunicación y gestión de proyectos entre equipos. Se pueden crear grupos, chats privados dentro del equipo y también con los clientes y proveedores, compartir archivos. Hipchat ofrece un total de 75 servicios integrados. Es accesible desde cualquier navegador y también desde móviles. Tiene una opción gratuita limitada a 25.000 mensajes en el historial de búsquedas y 5 GB de almacenamiento, y versión de pago por dos dólares por usuario al mes.

Asanaasana2

Asana es una potente herramienta de gestión de proyectos con un diseño sencillo en el que es fácil crear las tareas, asignar equipos a las diferentes tareas, fijar fechas límites, adjuntar archivos y gestionar toda la información con etiquetas para simplificar la búsqueda. Facilita la comunicación entre los miembros del equipo, tanto si están dentro como fuera de la oficina, permitiendo que se hagan al instante comentarios y actualizaciones, lo que agiliza el trabajo colaborativo. Existe una versión gratuita válida para 15 usuarios y otra de pago. Tiene versión web y también para móviles.

Trellotrello

Trello es una herramienta que permite hacer lista de tareas y ver en qué estado está cada una en cada momento. Su mejor cualidad es la flexibilidad, a través de tarjetas se puede planificar la fecha límite de cada tarea, quién tiene que realizarla, adjuntar archivos y mantener conversaciones. Tiene un diseño funcional, ordenado por columnas donde se puede ver en qué estado se encuentra cada tarea y añadir etiquetas de colores para facilitar la búsqueda de las tareas. Es gratuita, aunque mejora las funcionalidades para las empresas con los planes de pago. Tiene versión web y para dispositivos móviles.

Yammer yammer

Yammer es una red social dentro de la empresa que permite conectar a los equipos, mantener conversaciones o subir archivos. Tiene versión web y aplicaciones para iOS y Android, con versión gratuita y de pago. Pertenece a Microsoft por lo que tiene integración con Outlook.

Basecampbasecamp

Basecamp tiene similitudes con Yammer en cuanto a que funciona como una red social donde los empleados de la empresa comparten información. Facilita la gestión de proyectos colaborativos de forma intuitiva. En el escritorio se pueden ver todos los proyectos y clientes y acceder a cada uno fácilmente para completar las tareas, incluso se puede controlar el tiempo dedicado a cada actividad en las versiones de pago.

El uso de estos servicios no supone el fin definitivo del correo electrónico en la empresa, sino hacer una gestión más eficiente para conseguir mejorar la comunicación con empleados y clientes, sin perder tiempo.
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