El tiempo en la empresa es oro: 11 claves para no desperdiciarlo

El tiempo es oro, y en la empresa más que en ningún sitio. Sin embargo, somos proclives a no aprovecharlo todo lo bien que podríamos, reduciendo nuestra productividad. Y es que a lo largo de la jornada laboral se presentan ante nosotros un sinfín de pequeños “ladrones de tiempo”, ya sea en forma de distracciones de todo tipo o por falta de organización.

Es importante tratar de evitar estos pequeños hurtos diarios de tiempo porque, a la larga, suponen una gran cantidad de horas que podríamos haber dedicado a ser productivos. A continuación vamos a repasar los 11 ladrones de tiempo más comunes y las claves para no caer en sus redes.

11 ladrones de tiempo

  1. Falta de organización: A veces, no dedicar un poco de tiempo a organizar nuestras tareas hace que acabemos perdiendo muchísimo tiempo decidiendo qué es lo siguiente que debemos hacer en cada momento. Un calendario y una lista de tareas diarias priorizadas es más que suficiente, aunque hay muchas aplicaciones para organizarnos y aprovechar el tiempo.
  2. Objetivos indefinidos: No tener claros nuestros objetivos empresariales o laborales puede hacer que gastemos tiempo y otros recursos innecesariamente, pues la ausencia de un plan de trabajo claro conlleva cambios en las prioridades y conflictos entre ellas. Eso no quiere decir que una vez fijado un objetivo no podamos cambiarlo dadas las circunstancias, pero sí es importante establecer metas y objetivos a corto, medio y largo plazo. ¿De qué sirve correr muy rápido si no sabemos dónde vamos?ladrones-tiempo-3
  3. Posponer decisiones: A menudo, posponemos la toma de decisiones hasta lograr toda la información necesaria para decidir correctamente, pero eso puede ralentizar nuestro trabajo (y el de nuestro equipo) debido a la falta de un objetivo claro hasta que se tome una decisión. Con mucha frecuencia, una decisión rápida es la más eficiente.
  4. Procastinación: Al igual que nos gusta posponer decisiones importantes, también es habitual dejar para más tarde las tareas menos agradables, empujándolas hacia el final de la jornada laboral y, probablemente, hasta el día siguiente, y así sucesivamente. Para evitar desajustes en nuestros calendarios y objetivos, los mejor es enfrentarse a estas tareas lo primero, liberándonos de la presión y el agobio que supone saber que las tenemos pendientes.
  5. No decir “no”: Saber rechazar aquellas propuestas que no nos interesan es crucial para no dedicar tiempo a aquello que no nos lleva a nuestros objetivos.
  6. Incapacidad para delegar: Pretender hacerlo todo en nuestra empresa, además de no ser viable a largo plazo, no es nada productivo. Hay muchas tareas que otros pueden hacer mejor, más rápido y más eficientemente que nosotros.
  7. Una mala comunicación: A veces, con la excusa de ahorrar tiempo, no le dedicamos suficiente tiempo a comunicarnos correctamente. Eso se traduce en encargos mal entendidos o en tareas mal delegadas. Dedicar el tiempo necesario a la comunicación nos permitirá ahorrarnos el esfuerzo que supone volver a llevar a cabo un trabajo mal hecho. El tiempo ahorrado por una tarea bien hecha da para muchas líneas explicando un poco más en detalle lo que queremos o preguntando exactamente qué nos han pedido que hagamos.
  8. Interrupciones: Cada vez que alguien o algo nos interrumpe (una llamada, un compañero que pregunta algo…) necesitamos al menos 15 minutos adicionales para poder recuperar nuestro estado de concentración anterior. Posponer las interrupciones cortésmente hasta haber acabado esa tarea nos ayudará a ser mucho más productivos.ladrones-tiempo-2
  9. Emails, redes sociales y mensajería instantánea: Concentrarse mientras nos abordan infinitas notificaciones de emails, tuits, retuits, menciones, me gustas y mensajes de whatsapp no es precisamente fácil. Desactiva las notificaciones en el móvil y los avisos de correo entrante en el ordenador, al menos durante las tareas que requieran de mayor concentración.
  10. Reuniones: Las reuniones son algo imprescindible, porque nos ayudan a fijar las prioridades en la empresa, establecer objetivos y organizar el trabajo, pero un exceso de ellas puede acabar siendo un pozo sin fondo donde echar nuestro valioso tiempo. Muchos de los asuntos que se abordan en una reunión se pueden resolver en un correo electrónico, que es mucho menos invasivo y no desestructura la organización de cada miembro del equipo implicado.
  11. Falta de concentración: Un entorno de trabajo con demasiadas distracciones como el descrito en los puntos anteriores no es el más adecuado para poder centrarnos en nuestras tareas. Sin embargo, a veces esta falta de concentración se debe a otros motivos: sobrecarga de trabajo, falta de sueño, una mala alimentación, escaso tiempo de ocio… Trabajar más no es trabajar mejor, y es importante que nuestra mente y nuestro cuerpo estén contentos para poder exigirles lo máximo.

En esta lista no están todos los ladrones de tiempo que son, pero sí son todos los que están; sin duda un buen comienzo para tratar de aprovechar mejor el tiempo en la empresa y aumentar nuestra productividad. Tampoco es cuestión de abordar todos estos puntos de golpe, pero ir mejorando en cada uno de ellos es muy beneficioso tanto a corto como a largo plazo.

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