¿La mejor inversión en un negocio pequeño? Aumentar la productividad

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Aumentar la productividad es la mejor inversión en un negocio pequeño. A veces nos obcecamos con grandes planes de publicidad, con estrategias que nos permitan aumentar nuestras ventas o nuestro volumen de trabajo, incluso con que la clave para el éxito se reduce a triunfar en internet, pero al fin y al cabo lo que nos interesa es el beneficio obtenido, y para eso es crucial mejorar la productividad.

Según la Wikipedia, la productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. Es decir, el tiempo de mano de obra, materias primas y maquinaria que empleamos por unidad de producción, ya sea esta un juguete, un diseño o un servicio.

Básicamente, la productividad mide la eficiencia de nuestra empresa, la cantidad de dinero que gastamos (ya sea en materiales, instalaciones u horas de trabajo de los empleados) para obtener aquello que ofrecemos. Evidentemente, cuanto menos gastemos para producir la misma cantidad o dar el mismo servicio, más beneficios obtendremos y más competitivos podremos ser.

Pero, ¿cómo aumentamos la productividad?

Aumentar la productividad no es algo que se pueda conseguir de la noche a la mañana, pero con ella en mente, podemos conseguir cosas sorprendentes por mucho menos de lo que nos imaginamos, especialmente en el caso de los negocios pequeños.

Mucha gente piensa que para aumentar la productividad hace falta grandes inversiones de dinero, y en parte tienen razón, pues en determinados sectores el aumento de la productividad requiere de la compra de maquinaria muy costosa, pero en cualquier caso solo es cuestión de echar números y ver si se trata de una inversión rentable o no.

Pongamos dos ejemplos que he vivido de cerca para ilustrar la importancia de aumentar la productividad y por qué puede ser la mejor inversión para un negocio pequeño, más que la publicidad o la expansión.

Pequeñas inversiones en material

El primer ejemplo tiene que ver con la inversión en material. Muchos pequeños empresarios son reacios a invertir en mejorar el material, especialmente el informático, que tiene una obsolescencia bastante creciente.

Productividad 2

Vamos a suponer una pequeña empresa en la que lleva la gestión un secretario. En la oficina hay un ordenador antiguo que tarda 15 minutos de reloj en estar operativo y que funciona lentamente, pero funciona al fin y al cabo, por lo que el dueño de la empresa se niega a cambiarlo por uno nuevo a pesar de que el trabajador pierde esos 15 minutos todas las mañanas. Los números nos desvelan que cambiarlo es la decisión lógica. Veamos por qué.

Un ordenador nuevo para las necesidades ofimáticas no cuesta más de 400 euros, y tiene un arranque casi instantáneo, así que, sin tener en cuenta el resto de ventajas y ahorro en tiempo que supone un ordenador nuevo, se podría decir que ganamos esos 15 minutos de trabajo al día que hasta ahora pagábamos a nuestro empleado para no ser productivo por culpa de un material deficiente.

Tirando muy por lo bajo, entre sueldo y seguridad social, la hora de un trabajador en la oficina cuesta al menos 10 euros, es decir, que ese ordenador viejo nos cuesta 2,5 euros al día. Si dividimos lo que cuesta el nuevo equipo, 400 euros, por esa cifra, nos da que en 160 días laborables (0,63 años) estaría amortizado.

Invertir el tiempo en mejorar la velocidad de las rutinas

Mejorar la velocidad de las rutinas es una muy buena manera de invertir nuestro tiempo. Cada segundo ahorrado en un actividad que se repite una y otra vez supone un aumento de la productividad tan grande que a veces hasta parece que nos hemos equivocado en los cálculos.

Ejemplos se me ocurren muchos para una pequeña empresa: aprender mecanografía, crear modelos de e-mails para contestaciones genéricas, crear bases de datos para automatizar tareas… cada empresa y cada negocio tendrá sus áreas de mejora, pero aquí lo importante es ver cuánto tiempo podemos invertir en mejorar una tarea para que nos salga rentable.

  Frecuencia con la que se realiza la tarea

Tiempo
ahorrado
con la
mejora

  50/día 5/día Diaria Semanal Mensual Anual
1 segundo 1 día 2 horas 30 minutos 4 minutos 1 minuto 5 segundos
5 segundos 5 días 12 horas 2 horas 21 minutos 5 minutos 25 segundos
30 segundos 4 semanas 3 días 12 horas 2 horas 30 minutos 2 minutos
1 minuto 8 semanas 6 días 1 día 4 horas 1 hora 5 minutos
5 minutos 9 meses 4 semanas 6 días 21 horas 5 horas 25 minutos
30 minutos   6 meses 5 semanas 5 días 1 día 2 horas
1 hora   10 meses 2 meses 10 días 2 días 5 horas
6 horas       2 meses 2 semanas 1 día

La tabla sobre estas líneas representa el tiempo que podemos dedicar a mejorar una rutina para ahorrar tiempo al ejecutarla en función del tiempo que ahorramos con la mejora, teniendo en cuenta un plazo de amortización de la inversión inferior a cinco años. Aunque la he transcrito y adaptado, la idea de tan ilustrativa tabla no es mía, sino del genial xkcd.

Como se puede ver, cuanto más repetitiva es una rutina o más se puede refinar para ahorrar tiempo, más podemos invertir en ella (ya sea tiempo o dinero, viene a ser lo mismo) para mejorar su eficiencia y, con ella, nuestra productividad.

Como autónomo, he descubierto que la productividad es mi mejor aliada. Cuanto más la mejoro, más puedo aumentar mi volumen de trabajo y ganar más manteniendo los precios, o ganar lo mismo bajando los precios para ser más competitivo.

Para ello, he tenido que renunciar a algunos encargos –y perder dinero– para dedicarle ese tiempo a formarme para trabajar más rápido, o pedir créditos con los que he acabado ganando dinero gracias la mejora en la productividad que me proporcionó lo que compré con ellos. Y es que la mejor inversión en un negocio pequeño es aumentar la productividad.

Imágenes | ante3 y celalteber
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