¿Los métodos agilistas nos ayudan a ahorrar?

Según el experto Mauro Strione, el agilismo es “un camino de continua exploración, adaptación, aprendizaje y mejora que, a partir del desarrollo evolutivo e incremental, busca obtener el producto más adecuado de la mejor manera posible basado en la colaboración, la confianza y la motivación de las personas involucradas”.

Nacido en 2001 como método de mejora de proyectos de programación, el agilismo se ha extendido a otros sectores y disciplinas. Trata de hacer más eficientes la gestión de proyectos pero, ¿los métodos agilistas nos pueden ayudar también a ahorrar?

Qué trata el método del agilismo

El objetivo final del agilismo en proyectos es el de finalizar el trabajo en curso lo antes posible. De este modo, se consigue facturar y cobrar antes, además de disponer de personas liberadas de carga que poder asignar a otros proyectos. Se basa en tres pilares conceptuales:

1. Se trabaja con hitos en lugar de porcentajes

El agilismo trata de evitar que una tarea quede “casi terminada” durante un largo lapso de tiempo. Es algo que suele ocurrir en proyectos, bien por falta de planificación o por necesidad de un empujón externo. Cuanto más cerca del final de la entrega, más parece costar terminarla.

Para ello, se divide el proyecto en diferentes tareas, situándolas en una línea temporal, de manera que solo se avanza en el proyecto cuando una tarea está totalmente terminada, pero no “casi realizada” o “a punto de terminar”. Suelen usarse pizarras magnéticas o post-it para su visualización.

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Gracias a esto, se evita que parte del proyecto tenga que ser realizado de nuevo en caso de cambios en el pedido por parte del cliente.

2. Se implica a todas las personas que intervienen

Los distintos departamentos dentro de una empresa tienden a comportarse como ocurre en la parábola india de los ciegos y el elefante, en la que cada invidente afirma que el elefante es todo aquello que ellos pueden tocar, pero ninguna otra cosa.

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El agilismo no permite la pérdida de recursos por mala gestión de los implicados, haciendo responsables de manera directa cada tarea con un departamento y persona. De este modo, se evitan largas cadenas de emails en los que el objetivo radica más en evitar que la suciedad entre en un departamento que en que el trabajo final quede realizado en tiempo y coste.

3. La presentación visual del proyecto es sencilla e intuitiva

Para que el agilismo se convierta en una realidad, cada responsable de proyecto ha de saber qué está haciendo día a día la gente a su mando, cómo van de avanzadas las diferentes fases o qué tareas están bloqueando la línea temporal.

Aunque el agilismo propone varios sistemas y herramientas, nos decantamos por el tablero KANBAN por su facilidad de manejo y sencillez. Este tablero de tres columnas muestra aquellas que están en cola de trabajo, la tarea que se está realizando (solo una, máximo dos) y las que han sido finalizadas con éxito.

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Recoge los dos puntos mencionados con anterioridad, eliminando las faltas de gestión. Así como las idas y venidas de tareas (que en ocasiones vuelven a nuestra mesa una vez “terminadas”).

Si cada trabajador elabora su propio tablero, visible para todos sus compañeros (quizá en un muro común), de un solo vistazo puede adivinarse el estado del proyecto al completo. Y los responsables podrán tomar decisiones concretas basadas en datos reales en lugar de estimaciones.

Ahorro y otras ventajas del agilismo

Entre los beneficios del uso del agilismo se encuentran la capacidad para gestionar el cambio sin perder recursos económicos, el aumento de la productividad del equipo o aumentar la visibilidad del proyecto.

Sin embargo, el ahorro en tiempo mal gestionado es el más significativo de todos. Uno de los costes más importantes para una empresa es el del tiempo que pagan por sus profesionales: los sueldos. Disponer de personas en plantilla supone un coste fijo que hay que saber, como con toda inversión, recuperar.

Un equipo de técnicos de la BBC escépticos con las ventajas atribuidas al agilismo realizó una serie de experimentos mediante el uso del tablero KANBAN y el método agilista. Aunque al principio se debió invertir mucho tiempo en adaptar los métodos de trabajo y enseñar los procedimientos básicos, al cabo de 12 meses los tiempos de entrega de los proyectos se vieron reducidos en un 37%, la consistencia de la entrega aumentó un 47%, y los reportes por mal funcionamiento bajaron un 24%. Terminar un proyecto en 67 días en lugar de 100 supone un ahorro en costes significativo para una empresa, que tiene la oportunidad de adelantar trabajos que de otro modo quedarían relegados al futuro o, incluso, a cargo de otra empresa.

No obstante, el agilismo requiere de la implicación de todos los participantes para llevarlo a cabo y conseguir que se convierta en una herramienta útil, así como una inversión inicial importante en tiempo, ya que no se trata de un método plug-and-play que podamos “enchufar” en nuestro proyecto para reducir su coste.

Imagen | Ignacio Palomo Duarte, Hans Møller

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