Procrastinar: ¿Cómo afecta a mi productividad y cómo puedo evitarlo?

Procrastinar, del latín procrastinare, que según la RAE significa diferir o aplazar, no es un problema de la era moderna provocado por Internet y la facilidad de encadenar videos de gatitos uno tras otro, sino que es algo que nos asola desde la Antigüedad. Ya en siglo VIII a.C. el poeta griego Hesíodos decía: “no pospongas tu trabajo hasta mañana o al día siguiente”, mientras que Cicero se refería a la procrastinación como “odiosa” para llevar a cabo todo tipo de asuntos.

Tampoco hace falta rebuscar entre los Clásicos para confirmar que procrastinar no es muy bueno para la productividad, porque ya lo afirma el refranero popular: “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Pero, ¿cómo afecta procrastinar a mi productividad y cómo puedo evitarlo?

Cómo afecta procrastinar a la productividad

Procrastinar, como hemos dicho, consiste en ir posponiendo tareas para más adelante por diferentes motivos. No se trata de tareas que no hayamos tenido tiempo de hacer, sino de tareas que deliberada o inconscientemente hemos dejado para luego.

Normalmente afecta a tareas que no nos son agradables, ya sea por aburridas, por complicadas,  por extensas, por miedo a no realizarlas correctamente o incluso por temor al éxito. Otro factor en común de este tipo de tareas es que no tienen una fecha de entrega definida (lo que se conoce en el mundo empresarial como deadline) o está muy alejada en el tiempo.

Hace ya más de una década, buscando estudiar cómo afectaba la presencia de una fecha de entrega a nuestra forma de trabajar, dos investigadores, Dan Ariely y Klaus Wertenbroch, contrataron a 60 estudiantes para revisar tres pasajes de un libro. A 20 de los estudiantes se les asignaron tres fechas límite semanales, una para cada pasaje, a otros 20 se les asignó una fecha límite final, y otros 20 pudieron fijar su propia fecha de entrega. Por cada error detectado en los textos, los estudiantes recibían 10 céntimos de dólar, mientras que por cada día de retraso, se les penalizaba con un dólar.

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Los resultado, publicados en la revista Psychological Sciencedemostraron no sólo que una mayor presencia de fechas límite mejoraba la productividad, sino que además las fechas límite auto impuestas funcionaban peor en comparación con una única fecha de entrega final. Como se puede ver en los gráficos, a mayor control del trabajo en forma de fechas de entrega, mayor fue el número de errores detectados y menores los retrasos, lo que lógicamente derivó en mayores ingresos para aquellos con entregas y revisiones semanales.

Este es solo uno de los muchos estudios que confirman que tenemos tendencia a posponer tareas y que esto afecta a nuestra productividad, especialmente en aquellos proyectos en los que no tenemos una fecha tope.

Cómo puedo evitar procastinar

Organizarse las tareas es un buen primer paso para evitar procrastinar, pero no es lo único que podemos y debemos hacer, ya que probablemente acabaremos haciendo las tareas que más nos apetezcan de esa lista o dedicándonos a proyectos menores, desperdiciando un valioso activo: el tiempo. Es también una buena idea dividir estas tareas en función de su importancia y urgencia, tal como recomienda Trent Hamm.

Así, las tareas se clasificarán en cuatro grupos: tareas que no son ni importantes ni urgentes, que podemos posponer sin miedo; tareas urgentes que no son importantes, que podemos posponer hasta su fecha límite; tareas urgentes e importantes, que son fáciles de abordar debido precisamente a su relevancia y la presencia de una fecha de entrega cercana; y tareas importantes que no son urgentes.

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Estas son las tareas que más sufren con la procrastinación, ya que suelen ser tareas complejas o grandes proyectos que no podemos resolver en poco tiempo, sino que debemos ir haciendo poco a poco. Lo que ocurre es que esta constancia no es sencilla, ya que tendemos a posponer estas tareas más complicadas en post de otras más sencillas o urgentes.

Ahorrar, hacer ejercicio, comer más sano, diseñar nuestra página web, escribir un blog, revisar las fotos de las vacaciones  o actualizar nuestro currículum son algunos ejemplos de tareas y proyectos que solemos posponer habitualmente, aunque cada uno tiene las suyas propias.

Ya hemos visto que auto imponerse fechas de entrega y plazos no funciona, así que debemos recurrir a otro truco:

  • En primer lugar, conviene dividir los grandes proyectos en tareas lo más pequeñas posibles que podamos hacer en poco tiempo. Por ejemplo, si nuestro proyecto fuera montar un puzzle, en vez de asustarnos ante la inmensidad de piezas a colocar y lo grande que parece la tarea, podemos crear muchas pequeñas tareas, incluso una para cada pieza, e ir resolviendo esas tareas una a una. De la misma manera, en cualquier proyecto, empresarial o personal, es conveniente desglosarlo lo más detalladamente posible para ir avanzando poco a poco. También vale para ahorrar, porque puede que acumular 2.000 euros en un año parezca mucho, pero si nos dicen que basta con ahorrar cinco euros al día, no es tanto.
  • Una vez hemos dividido la tarea en pequeñas subtareas, el siguiente punto crucial consiste en abordar esas tareas poco a poco, pero de forma constante. Basta con asignar un pequeño periodo de tiempo al día para abordar esa lista, incluso unos minutos bastan, sin más obligación que dedicarle ese tiempo. Puede parecer que avanzamos poco y que es mejor juntar muchas de esas tareas para resolverlas de golpe más adelante, pero ahí estamos cayendo en la trampa de la procrastinación, ya que esa bola de tareas se irá haciendo cada vez más grande, y volveremos a la casilla de salida. Ya lo decían Julio César primero y Napoleón después: divide et impera.

Finalmente, no hay que confundir la procrastinación con el descanso. Trabajar constantemente sin momentos de asueto y ocio también afecta negativamente a nuestra productividad, de lo que se trata es de que, cuando trabajemos, no nos olvidemos de esas tareas que vamos empujando bajo la cama cual niño de ocho años que no quiere recoger sus juguetes.

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