8 herramientas para comenzar con las metodologías ágiles

Las metodologías ágiles permiten realizar un trabajo en equipo efectivo, con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción de los costes. La clave está en saber despiezar bien las tareas y repartirlas entre los miembros del equipo. Estos grupos de trabajo requieren de un funcionamiento colaborativo que permita establecer sinergias, compartir conocimientos e ideas para que el desarrollo de cada proyecto termine con éxito.

Existen herramientas que facilitan una implantación real de las metodologías ágiles en el trabajo y que son útiles para todos los miembros del equipo de trabajo, pues ayudan a incrementar la productividad y permiten reducir deficiencias cuando trabajas con equipos deslocalizados.

Se pueden encontrar multitud de aplicaciones de gestión de proyectos en Internet. Aquí os dejamos con una selección de 8 herramientas ágiles que destacan por su facilidad de uso, su versatilidad y su compatibilidad con otras herramientas. Las hemos clasificado en función del proceso para el que son más útiles, lo que no significa que no puedan ser igual de eficaces en otros ámbitos.

Herramientas para gestionar tareas

Están centradas en la planificación y ejecución de las tareas. Permiten asociar a la persona con la tarea que tiene que realizar. Aunque se puede ver la evolución del proyecto y los flujos de trabajo, no son su fuerte, pues lo que se ve a simple vista es el desarrollo de cada tarea.

Trello

Es una de las aplicaciones más sencillas. Funciona mediante un sistema de tableros en los que se insertan diferentes tarjetas, que se pueden ir moviendo en función del estado de cada tarea (pendiente, en proceso, terminada…).

Cuenta además con un sistema de etiquetado que resulta muy útil para asignar tareas a cada miembro del equipo. También tiene un sistema de notificaciones y otro de comentarios, aunque este último es mejorable.

Trello está pensada para gestionar pequeños equipos de hasta 6 o 7 personas. Se puede asignar una fecha de vencimiento y una extensión de calendario pero no es la más efectiva para esta labor. Lo mismo ocurre con la gestión de archivos. Se complementa muy bien con Google Drive.

Asana

Asana

Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas. Es un organizador de tareas que combina a la perfección la gestión de proyectos con la comunicación en tiempo real entre todos los miembros del equipo gracias a su sistema de conversaciones.

Permite establecer diferentes permisos y dar acceso al cliente para que vea el desarrollo de un proyecto. Cada tarea puede ser asignada a una o varias personas. Cuenta con funciones de etiquetado y de comentarios.

En definitiva, Asana es una herramienta muy completa pensada para gestionar varios proyectos, y es ideal para gestionar equipos editoriales.

Herramientas para coordinar nuestro equipo de trabajo

Se utilizan para tener un mayor control sobre los integrantes del equipo. Se caracterizan por ser espacios dedicados a una comunicación fluida, una gestión avanzada de permisos y la posibilidad de crear grupos de trabajo.

FreedCamp

Freedcamp

Esta herramienta destaca por su versatilidad. Permite gestionar varios proyectos, hacer un listado de tareas, gestionar documentos, insertar un foro, medir el tiempo dedicado a cada tarea y utilizar un calendario para fijar las fechas de entrega.

FreedCamp está pensada para la gestión de varios proyectos de forma simultánea y de equipos bastante numerosos. Cuenta con un sistema de gestión de usuarios avanzado que distingue entre organizador, gestor del equipo (team player), contribuidor, invitado y observador. Además, permite etiquetar las tareas por orden de prioridad.

Tanto su sistema de calendario como el gestor de archivos son muy completos. Su hándicap es que está en inglés.

Slack

Slack

Esta aplicación destaca especialmente por la mensajería en tiempo real. Funciona como si fuera un WhatsApp corporativo, pero con la ventaja de que cuenta con aplicación multiplataforma compatible con iPhone, Android y Windows.

Ofrece una experiencia muy personalizable en la que se pueden crear grupos de trabajo independientes y salas generales en las que colaborar de una forma más amplia. Se puede organizar en equipos, proyectos y canales.

Slack es la mejor herramienta para crear una comunicación fluida entre un equipo formado por personas que se encuentran en diferentes puntos geográficos. Además, facilita el envío de documentación e información directamente desde la propia plataforma.

Active Collab

Active Collab

Active Collab es una aplicación menos conocida que las anteriores, pero igual o más potente que ellas. Permite añadir instrucciones muy precisas en un procesador de textos en el que se pueden insertar estilos, imágenes, enlaces, etc.

Resulta intuitiva y centrada en la optimización de los recursos con los que cuenta una organización. Permite saber en qué fase o momento está trabajando cada empleado, cuánto presupuesto ha gastado y ver su carga de trabajo en los diferentes proyectos.

Estéticamente recuerda a FreedCamp y a Asana, y es ideal para los coordinadores de un determinado departamento o proyecto.

Herramientas para controlar los flujos de trabajo

Persiguen la optimización de los flujos de trabajo dentro de la empresa. Están pensadas para grandes equipos en los que hay que agilizar los procesos internos entre los miembros de un departamento o entre varios departamentos. Ofrecen una visión global de cada proyecto gracias a su detallado calendario y sus completos informes y gráficos.

Basecamp

Basecamp

Basecamp está enfocada en la gestión de proyectos en los que están involucrados grandes equipos.

Aplicación muy visual. Se puede seguir la evolución de un proyecto (tareas, ficheros, conversaciones) de un solo vistazo gracias a su timeline y su calendario. Se centra en las funcionalidades más habituales.

Cuenta con una estética muy particular, en la que solo aparece un menú superior y todos los proyectos debajo ordenados por bloques. Permite realizar informes detallados.

Jira

Jira

Jira está especialmente diseñada para adaptarse a las metodologías ágiles. Sus tableros se pueden organizar siguiendo la metodología Scrum o la Kanban, según interese.

Se trata de un software que cuenta con grandes posibilidades de personalización. Está orientada hacia los flujos de trabajo y la gestión de incidencias. Su interfaz ha sido renovada por completo y resulta muy intuitiva.

Es especialmente útil para mejorar todos los procesos internos de un equipo de trabajo y adaptarlos a las metodologías ágiles. Además, destaca por su potencia para obtener métricas del desempeño de los equipos.

Planning Poker

Planning Poker

Planning poker es una técnica de estimación del tiempo que requieren las tareas de un determinado proyecto en el que participa todo el equipo. Se llama así porque utiliza cartas numeradas numeradas con una serie de Fibonacci. Cuanto más grande es el número, mayor es la probabilidad de equivocarse en la estimación.

Esta herramienta lleva el mismo nombre que el método que utiliza y es muy simple y sencilla de utilizar. Grandes corporaciones como Cisco o Adobe ya la utilizan en su día a día.

La forma de trabajar es propia de las metodologías ágiles, concretamente de Scrum. La gran ventaja es que aplica la gamificación al trabajo, lo que lo hace más divertido y motiva a los empleados, que realizarán sus trabajos con más rapidez y de mejor humor.

Compatibles con Google Drive

Todas estas herramientas se puede complementar con Google Drive, que no es una aplicación pensada para gestionar proyectos pero que funciona muy bien para almacenar y compartir archivos en la nube. Además, si están en formato Google Docs, todos los miembros del equipo ven en tiempo real los cambios que está haciendo el compañero.

En definitiva, todas estas herramientas permiten una aplicación real de las metodologías ágiles en el seno de un equipo de trabajo, con los consiguientes beneficios para la empresa. Es importante escoger la que mejor responda las necesidades del proyecto para optimizar los resultados.

La mayoría tienen un modelo freemium, es decir, se pueden utilizar de forma gratuita y para obtener nuevas funcionalidades hay que suscribirse a uno de sus planes de pago.

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Imagen: rawpixel

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